Cuando comparto un archivo en el que "Los alumnos pueden editar" y esa tarea NO la asigno a todos los alumnos de la clase, entonces los alumnos pueden cambiar las opciones de uso compartido. Además, si modifico posteriormente la configuración desde Classroom, aunque lo cambie a "pueden ver", todavía pueden editar el archivo. Para quitarles el permiso he de hacerlo uno a uno (ya que al no ser una tarea para toda la clase, los permisos los gestiona individualmente en lugar de como grupo)
Vista del alumno. Puede cambiar la configuración de uso compartido
Si el archivo se comparte inicialmente del modo "Los alumnos pueden ver" no hay problema. Si el archivo se comparte con toda la clase tampoco existe el problema.
No es un problema demasiado grave, puesto que es una manera de trabajar poco habitual que todos los alumnos puedan editar el mismo archivo, aunque alguna vez lo he utilizado cuando asigno una tarea grupal y quiero que todos los alumnos del grupo estén trabajando en un mismo archivo. Aunque prefiero que hagan una copia y la adjunten en el área de su trabajo personal, porque de ese modo ya no pueden editar tras la entrega.
La copia de carpetas no es una función nativa en Drive.
La verdad es que me cuesta entenderlo, supongo que hay algún detalle que se me escapa... Comparto algunas soluciones y problemas, y os animo a comentar las vuestras.
Descarga la carpeta al PC, renómbrala y vuélvela a subir. Útil para carpetas ligeras ❌ Problema: No copia los archivos de documentos de Google (.gdoc, .gsheet...), sino que los convierte a sus equivalentes (.docx, .xlsx...)
Utiliza la aplicación Copia de Seguridad y Sincronización (Backup & Sync) para tener sincronizada la carpeta en tu PC. Trabaja de forma normal en local, copia la carpeta donde quieras y aparecerá en su mismo lugar en tu unidad de Drive.
❓ Al copiar en PC (al menos en Windows) un archivo de documento de Google, se genera un nuevo archivo que apunta al mismo documento. Es como copiar un acceso directo, la copia te lleva al mismo lugar. Pero si duplicas una carpeta, las copias generadas en la nueva carpeta son archivos nuevos, distintos a los originales. En este caso, no copia el acceso al documento, sino que hace una copia del propio documento. Una fantasía.
Utiliza la aplicación Google Drive (antes conocida como File Stream) de manera similar al punto 2. ❌ Problema: No copia los archivos de documentos de Google (.gdoc, .gsheet...), tampoco los convierte. Simplemente da error de acceso al documento. El resto de archivos los copiará sin problema.
Cuando desaparezca Backup&Sync, supuestamente la aplicación Google Drive para escritorio (FileStream) absorberá sus funciones (copia de respaldo de carpetas en nuestro PC). Si con las carpetas en Stream no podemos hacer la copia, siempre nos quedará hacerlo usando una de las carpetas en Backup (rollazo de mover después a su destino final)
✅ Chromebook. La mejor opción, sin duda. El explorador de Archivos de ChormeOS, que navega por la estructura de carpetas de Drive, sin tener copia de ellas en local, curiosamente permite trabajar con las carpetas como queramos. Sin problemas (detectados por mi parte), sin limitación, sin cambio de formato y generando copias reales, no simples accesos que apuntan al mismo documento. Podemos copiar directorios enteros y se copian todos sus archivos, incluidos los archivos de documentos de Google. Y todo allí arriba, en la nube, no en nuestro dispositivo... o al menos no de manera observable (ya sabemos que habitualmente nos guarda una buena colección de archivos recientes para seguir trabajando si perdemos la conexión)
Aplicaciones de terceros (extensiones, complementos...) Mucho me tendrían que convencer para dar permisos de acceso casi completo a toda mi estructura de archivos de Drive. Y si la copia es de carpetas que contienen datos protegidos, no lo contemplo.
Si tienes un dispositivo nuevo, pero que viene de fábrica con una versión de Chrome algo viejuna, una de las primeras cosas que hará será actualizarse.
Pues atención, porque DESAPARECE "Mi Unidad" de Drive en el explorador de archivos. Es decir, perdemos el acceso nativo a los documentos de Drive (podemos seguir accediendo desde web).
La única solución que he encontrado (y me ha funcionado en todas las ocasiones) es eliminar la cuenta después de haber actualizado y volver a introducirla desde la pantalla de inicio.
No sé muy bien por qué pero ya lo he visto en varios dispositivos de distintos modelos que se han actualizado desde una versión 7x a una 8x. Hoy mismo me ha ocurrido al actualizar un nuevo Chromebook que venía en la 75 hasta la 89.
Tras la actualización de v.75 a 89
Tras eliminar la cuenta y volverla a añadir
Espero que os sirva... No os volváis locos buscando la manera de recuperar Google Drive dentro de Archivos, quita, pon, y en dos minutos todo como antes.
Ahora al colgar en las reuniones de Meet tenemos dos posibilidades. Si no las ves, es que no eres el organizador de esa llamada
- Salir de la llamada: nos vamos, pero la llamada sigue activa, los participantes pueden quedarse
- Finalizar la llamada: la reunión termina para todos.
Automáticamente se desactiva el Acceso rápido y nadie puede volver a entrar sin permiso del organizador, ni siquiera los miembros de tu equipo con permiso para iniciar reuniones.
A falta de probar todos los supuestos (que esté calendarizada, que haya invitados en el evento...) parece que funciona bastante bien.
Este post trata de Protección de Datos, pero no trata del RGPD, de transferencias de datos internacionales, ni de cuestiones técnicas complejas.
La Protección de Datos empieza en ti. Siempre que recopilas información y la almacenas en un soporte, estás haciendo un tratamiento de datos. Además, solemos ordenar y clasificar esa información. Y en un centro educativo tenemos información protegida, mucha. Y la manejamos con (demasiada) soltura.
Más allá de los protocolos que tengamos, las contraseñas de nuestro dispositivo, la verificación en dos pasos, ofuscación de datos, utilizar códigos numéricos en lugar de nombres y apellidos en los listados... hay algo que juega en nuestra contra: el ERROR. Somos humanos y nos equivocamos.
Basado en hechos reales
Confinamiento. Elevada carga de trabajo. Muchos documentos generados, mucha documentación que viene y va, muchos enlaces compartidos por muchos canales distintos. Caos garantizado.
Para recopilar información en un Site, inserto enlaces a muchos documentos de trabajo. Copiar y pegar, un festival de Ctrl+C y Ctrl+V. A su vez (porque algunos tratamos de hacer varias cosas a la vez en lugar de una detrás de otra) envío correos informativos con enlaces similares a otros documentos.
La alarma salta cuando un destinatario del correo que dice que no puede abrir el documento. Por suerte (y porque estaban bien gestionados los permisos).
¿Qué pasó?
Evidentemente, en algún punto no copié el enlace adecuado. Tal vez no pulsé correctamente Ctrl+C, o simplemente creí haberlo hecho ya. Al pegar en el correo, se pegó el enlace del documento que había copiado anteriormente. Como todos los enlaces se parecen mucho (https://docs.google.com/document/d/1yo18GGAZH...) no soy consciente del error.
¿Qué podría haber ocurrido?
Si el enlace fuera público, podría haber accedido a una información que (en este caso no, pero) podría ser sensible y protegida. Por un error, un fallo, un despiste. Incluso utilizando los sistemas más seguros protegidos por 8 contraseñas y dos vigilantes armados en la puerta.
Esta opción podemos utilizarla cuando no se trata de información protegida y queremos poner el enlace en un Site público, o lo enviamos por correo a personas externas (correo a familias)
Casi nadie comparte un archivo interno con enlace público, pero muchas veces lo hacen con la opción "Cualquier usuario de este grupo con este enlace puede ver/editar esto"
Pensamos que esta manera es segura, puesto que nuestro documento no puede "salir" de nuestra organización, de nuestro dominio. Pero, ¿a qué dominio pertenecen tu alumnos?
No les vamos a enviar deliberadamente esos documentos, pero un enlace podría llegar por un error como el que os he comentado
¿Cómo prevenir ese error?
No puedes. Los errores se cometen, los humanos fallamos.
Pero puedes utilizar otra opción (que con la nueva interfaz de Compartir, viene por defecto), mantener el documento restringido. Solo las personas incluidas expresamente podrán acceder al documento.
Si quieres compartir con muchas personas, utilizar Grupos es una buena opción. No tienes que compartir uno por uno con todos tus compañeros. Bastará compartir con el grupo.
Recuerda, configurar los permisos de acceso es el primer paso para proteger tus datos. De lo demás ya se encargan otros.
Classroom ya permite (en beta desde hace un tiempo, ahora en abierto) utilizar Rúbricas, que en español está traducido como "Guía de evaluación".
Nos permite además reutilizarlas de tareas anteriores y desde hace nada también permite exportar e importar desde hoja de cálculo.
El formato de la hoja de cálculo exportada es más feo que mandar a la abuela a por drogas, pero al menos sirve para tener almacenadas las rúbricas y poder compartirlas con mayor facilidad entre docentes que no comparten clases comunes en Classroom.
Lo había planteado como pregunta, pero lo dejo aquí como aportación.
He visto que en la carpeta de las clases nuevas (copiadas de clases previas) no aparecen las subcarpetas con las tareas de los alumnos. Éstas se guardan en la carpeta de esa misma tarea pero en la clase "madre", de la que se hizo copia.
Si solamente gestionas desde Classroom ni lo notas, pero si de vez en cuando accedes a los archivos desde Drive, te vuelves loco. Y lo peor, si no lo sabes y borras la carpeta antigua, estarás borrando también los trabajos del curso actual.
Creo que es un fallo importante que deberíamos reportar.
Hace un tiempo reporté un problema de conexión de auriculares Bluetooth en un Chromebook que estaba en el canal 76 Beta. Ahora, el canal estable está en la versión 76 y el fallo reportado no se ha corregido. Es un fallo de ChromeOS, ya que me sucede en dispositivos de diferentes marcas y solamente en esta versión.
Cuando lo probé era solamente una marca de auriculares y altavoces, pero ahora me está sucediendo también con ratones bluetooth. Los dispositivos de alumnos se han actualizado a la versión 76 y están teniendo problemas cuando antes podían funcionar.
Aviso para que nadie se vuelva loco con este asunto. En la versión 77 está ya solucionado (al menos en mi dispositivo con esa versión en beta funciona)
