Cuando son documentos para compartir con un grupo cerrado también puedes utilizar una carpeta compartida llamada "Plantillas de documentación" (o como le quieras llamar) y dar permiso de solo lectura, para evitar que puedan modificarlas.
La opción que te ha comentado @Manuel Sánchez Fernández29 es muy buena, y la que utilizo habitualmente (junto con /copy que es similar, obliga a hacer una copia), pero tiene como inconveniente no poder almacenar los documentos en el mismo lugar.
En nuestro caso, tenemos un Site interno (a modo de Intranet) donde están todos esos enlaces a plantillas recopilados.