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Pregunta
Carmen Martínez
Profesora, Ingeniera y responsable TIC
Preguntado hace 7 meses

¿Cuál sería la mejor opción para solicitar y recibir autorizaciones de las familias de manera digital (para excursiones, etc.)?

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Es un tema que algunas personas estamos trabajando, que yo sepa @Miguel Ujeda17 @Jaume Feliu16 lo usan en sus centros y @Enrique Benavent17 está también con ello, pero seguro que hay mucha más gente con este tema.  

Desde mi punto de vista para disponer de un sistema con garantías, habría que facilitar en primer lugar una cuenta de G Suite tipo @familia.micolegio.com14 para cada uno de los tutores legales.

Es una idea que permite :

  • Mayor seguridad en la comunicación y publicación de informaciones como horarios, calendarios y circulares.
  • Abrir el contenido educativo generado en los proyectos de aprendizaje en una sección específica vinculada a la página Web del centro.
  • Recoger de forma segura y privada autorizaciones para salidas, reuniones, etc. Al recoger en un formulario la identificación del remitente, podemos obtener fácilmente listados de confirmación, validar inscripciones o recoger elecciones de optativas.
  • Realizar comunicados rápidos desde G Suite a las familias, que estarían organizadas por grupos anidados, de forma que un padre pertenece al grupo de la sección de su hijo/a y también al del curso o etapa. Se realizaría un listado de personas autorizadas a escribir a cada grupo de alumnos. Cuanto más grande es el grupo, más restricciones debe tener.

Los PROS: 

  • Aumentar la seguridad y privacidad a nivel general. Las cuentas de G Suite cuentan con mecanismos de seguridad que hoy en día no se garantizan con los correos privados de padres.
  • Garantizar la autenticación en todo proceso de gestión a través de una única cuenta con clave y que solo conocen los padres/madres. 
  • Facilitar el acceso a la comunicación con familias por parte de tutores, coordinadores, coordinadores de curso o dimensión y equipo directivo.
  • Posibilitar el acceso a visualización de documentación privada (secretaría y gestión escolar y tutorial) del alumno/a de forma más sencilla y segura. Incluso a información autoeditable por las familias (vía formulario) para autorizar salidas, inscripciones, elecciones de optativas, o actualizar datos.
  • En casos de familias separadas ambas partes tienen acceso a toda la información de su hijo/a. Con las cuentas familiares se evita facilitar información a terceros.
  • Evitar futuros mantenimientos en las bases de datos propiciados por cambios según indicaciones de las familias.

Los CONTRAS:

  • Creación y posterior mantenimiento de todas las cuentas.
  • Distintos niveles de competencia digital que tenemos entre nuestras familias.

Algunos detalles de IMPORTANCIA:

  • Las cuentas de familias no podrían enviar ni recibir correos fuera del dominio de la escuela. No son visibles desde Internet.
  • Las cuentas de familias no pueden poner documentos públicos.
  • Los profesores que también son padres, usarían la cuenta que ya tienen en el centro para evitar duplicidades.
  • Las familias sólo podrían ver a los profesores y miembros del Equipo Directivo en el directorio de contactos.
  • Se añadirá un pie de firma ​que clarifique el uso educativo de las cuentas.
  • No se permitirán la instalación de aplicaciones, ni el inicio de sesión en aplicaciones no aprobadas por el centro.
  • Las aplicaciones que inicialmente se podrían usar por parte de las familias serían: Gmail, Calendar, Drive, Sites, Keep, Sincronización de Chrome y Classroom.

Deberíamos publicar unas condiciones de uso y privacidad para las cuentas, de forma similar a la que se disponga para los alumnos.  

Mario Moreno González
Profesor de Educación Secundaria

Nosotros llevamos un tiempo queriendo utilizar un sistema de autorización digital pero siempre nos hemos encontrado con dos problemas fundamentales: la posible suplantación de identidad y, en menor medida, la falta de recursos - destrezas tecnológicas que es un problema cada vez mas pequeño. Todo nuestro proceso pasa por recopilar direcciones y autorizaciones (LGPD) de correo de las familias y luego, a través de un Google script lanzar verificaciones de correo. Una vez verificados por los receptores, podemos mandar todo tipo de encuestas y preguntas utilizando un truco de respuesta silenciosa de formularios (https://bionicteaching.com/silent-submission-of-google-forms/28) pero todavía no hemos dado el paso para las autorizaciones por lo que te comento más arriba. Una vez obtenido el click del tutor legal, el proceso se puede complementar mucho más con envío de listados , autorizaciones e información a padres , alumnos y profesores.

No obstante, algunas plataformas oficiales como la que se usa en Extremadura (Rayuela) ya plantean esta opción pero siguen teniendo los mismos obstaculos.

De todas formase, estoy convencido dees cuestión de tiempo que se abandone el papel para estas cuestiones. Ecología y efectividad.