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Pregunta
Google Drive
Carmen Martínez
Profesora, Ingeniera y responsable TIC
Preguntado hace 4 meses

¿Cómo organizáis el Drive de vuestro centro para compartir solo las carpetas y archivos relevantes para cada profesor o grupo de profesores? ¿Usáis alguna jerarquía de carpetas compartidas o simplemente las vais compartiendo individualmente?

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Hola @Carmen Martínez5 

La siguiente info es la que proporcionamos a los profes del centro.

Las unidades de equipo de Drive son espacios compartidos donde los equipos pueden guardar sus archivos, buscarlos y acceder a ellos fácilmente desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.

Los archivos de unidades de equipo pertenecen a un equipo y no a un usuario concreto. Aunque un miembro deje el equipo, los archivos permanecerán en el mismo lugar para que el resto del equipo pueda seguir compartiendo información y trabajando igual que antes.

Características más importantes:

Los archivos son propiedad de un equipo y de la escuela, no de un usuario concreto. Cuando una persona deja un equipo, sus archivos permanecen en las unidades de equipo.

Todos los miembros de una unidad de equipo ven el mismo contenido, aunque pueden tener diferentes permisos de edición.

Cuando se añade un usuario a un grupo, se incluye automáticamente en todas las unidades de equipo de ese grupo.

Cuando se añaden usuarios a una unidad de equipo, pueden acceder a todo su contenido, ya que no es posible restringir el acceso a las subcarpetas. Si necesitas conceder otro tipo de permisos, crea otra unidad de equipo.

Se puede compartir un archivo concreto de una unidad de equipo directamente con un usuario que no sea miembro de dicha unidad, pero no una carpeta. En ese caso, el usuario encontrará el archivo en "Compartido conmigo" y en otras vistas, pero no podrá añadirlo a Mi unidad ni a otra unidad de equipo.

¿Qué archivos deben ir en una unidad de equipo?

Si disponíais de un árbol documental de centro, los que habitualmente se tuvieran allí.

Los documentos de planificación y gestión: actas, programaciones, evaluaciones, informes de fin de curso…

Material didáctico que se tenga pensado compartir en Classroom y recursos generales de consulta de profesorado. Si la materia la imparten varios profesores, pueden tener la unidad compartida.

Más info en  https://gsuite.google.es/learning-center/products/drive/get-started-team-drive/#!/8

Como parece que vas a encargarte tú misma de comunicar el cambio a profes y acordarlo con los equipos (aquí tendrás reticencias...muchas...) te recomiendo algunas estrategias. 

  1. Dependiendo del volumen del centro, puede ser interesante hacerlo poco a poco, especialmente si hay reticencias. Se puede pilotar con algunos equipos durante algunos meses.
  2. En general, corresponderá una unidad de equipo por cada grupo de correo. Cuantas menos cuentas individuales en las unidades de equipo mejor.
  3. No es necesario dar nivel de acceso de admin a los coordinadores de equipo en general. Sí a las personas de confianza o power-users. Si se organiza sobre los grupos de correo, es miel sobre ojuelas.
  4. No es necesario que el admin/los admin de G Suite esté como miembro en las unidades de equipo. Se pueden configurar los niveles de acceso, añadir o quitar miembros y la config general desde la consola. Recuerda que las unidades compartidas son del centro, por lo que no hay problema en suspender o eliminar la cuenta del usuario que haya creado los documentos o que gestione la UC.
  5. Para migrar carpetas de documentación a las nuevas unidades de equipo, es necesario ser admin o tener un permiso en consola3. Los usuarios solo pueden migrar archivos sueltos (no carpetas) de los que tengan la propiedad y si tienen el nivel de acceso adecuado en la UC. Ojo con las carpetas que están en varias carpetas de Drive a la vez. Al migrarla a las unidades compartidas solo podrá estar en un único lugar y desaparecerá del resto de carpetas donde estaba.
  6. No dar permisos a los alumnos para crear unidades de equipo, sí a los profes y personal.
  7. Las UC que contengan datos de alumnos tienen que tener un nivel de protección especial. Recomiendo impedir la posibilidad de compartir el contenido fuera de la organización y con personas de fuera del equipo.  Si se configura desde la consola no será posible cambiar esta configuración, aún siendo administrador de la UC

Hay un documento de Google para ayudar con la implementación14 que te puede interesar.