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David Larrío Fernández
Maestro de Educación Primaria, equipo TIC, Google For Education Certified Trainer
Preguntado el mes pasado

Buenos días, estoy muy preguntón últimamente, será que estamos a tope poniendo el curso que viene en marcha..... Nos enfrentamos al siguiente problema, tenemos montado el entramado de carpetas de drive para la intranet corporativa, pero ya sabéis que en los colegios tenemos bajas y suplencias que hay que ir cubriendo durante el curso escolar. La duda es la siguiente, ¿hay alguna manera de que al incluir a una persona en un equipo de trabajo (Tutores primaria por ejemplo) tenga acceso a carpetas y documentos sin compartirlos uno a uno?

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Si trabajas con grupos, solo que añadas el usuari al grupo com quien está compartida una carpeta o un documento, ya tendrá acceso si tiene el enlace. Eso sí, tiene que tener el enlace.

Si tienes una estructura de carpetas i subcarpetas, solo que le mandes en enlace de la carpeta superior, ya podrá acceder a cualquier documento o subcarpeta.

Hace ya algunos años lo describía en este artículo, por si te sirve:

https://tecnocentres.org/es/compartinedo-documentos-y-calendarios-con-grupos-de-google/16

Yo recomiendo pasar ese entramado de carpetas de Drive a una o varias "Unidades compartidas" (Shared Drives). Así, estas carpetas aparecerán automáticamente en el Drive de la persona añadida al Grupo (en sus "Unidades Compartidas") 

https://support.google.com/a/answer/7212025?hl=es9

Totalmente de acuerdo con lo que Jaume te ha respondido. Hace años que lo tenemos así.

Lo único que ocurre es que hemos detectado algún fallo ( o no se si hay que activar algo). Cuando tenemos un sustituto y lo ponemos en el grupo en las carpetas de drive no siempre tiene problemas pero nunca pueden acceder a los calendarios asignados a los grupos. Tenemos que dar acceso persona a persona en este momento a los nuevos.

El tema de grupos no siempre actualiza bien todos los derechos a los últimos incorporados. ¿ Si sabéis como corregirlo ? Gracias.