Muy Buenas,
Animado por @Raul Martinez (por su mención en esta respuesta) y para "celeBrar" nuestra incorporación, junto a @Marcos Sanz Lahoz, al equipo de Coordinación de GEG Spain, comparto este videotutorial soBre la creación masiva de usuarios desde la Consola de Administración de G Suite siguiendo el procedimiento que facilita la propia consola (sí, sé puede hacer de muchas otras maneras: mediante GAM, mediante scripts fácilmente localizaBles en el G Suite Marketplace como Ok Goldy, etc.)
Resumo los pasos:
1.- Descargar el CSV desde la opción "Actualizar usuarios en bloque" de la sección Directorio - Usuarios de la Consola.
2.- Importar el CSV en una hoja de cálculo de Google (Fichero, importar).
3.- Crea una nueva hoja dentro de esa misma hoja de cálculo (e.g. Hoja 2) que te servirá para hacer de transición.
4.- Descargar el CSV/XLS de la plataforma de gestión de turno (la de tu comunidad autónoma, Alexia, Educamos, etc.)
5.- Importar el fichero del paso 4 de forma similar a lo que hiciste en el paso 2, en una hoja nueva (tendrías que tener ya 3 horas dentro de la misma hoja de cálculo...)
6.- Copiar los datos que necesites de esa tercera hoja a la hoja 2 de transición donde tendremos que hacer algunos cambios.
7.- Trabaja un poquito esas columnas que te habrás copiado y "normaliza" los datos (sustituye todas las tildes por la misma vocal sin tilde, los espacios, otros caracteres raros..) hasta conseguir disponer de una columna con los nombres, otra con los apellidos (siempre con la ortografía correcta) y otra/s con la información que necesites para generar las direcciones de correo electrónico (en mi ejemplo: nombre y primer apellido) ya "normalizada".
NOTA: Echa un vistazo al magnífico complemento HDC+ del gran @Pablo Felip (cualquier tipo de elogio jamás será suficiente) que seguro te ahorra tiempo. No me he detenido mucho en esta opción, en el vídeo sólo uso la opción de Eliminar caracteres especiales y no la de Eliminar espacios que también incluye...
8.- Regresa a tu Hoja 1 (donde importaste el primer CSV del paso 2) y empieza a referenciar los valores de las celdas obligatorias de la segunda fila con los correspondientes de la Hoja 2 u hoja de transición. Para el correo electrónico, puedes usar la fórmula "=CONCATENAR" e ir añadiendo valores de las columnas que te hayas trabajado en la Hoja 2. No olvides poner "true (que el sistema sustituirá por "VERDADERO") en la columna Z para obligar al cambio de contraseña en la próxima conexión ni escribir bien la ruta de la Unidad Organizativa donde quieras crear a tus usuarios.
9.- Cuando hayas terminado con la primera fila, selecciona todos los valores (A2:Z2) y usa el cuadradito azul de autorrellenar para obtener los valores del resto de filas (tantas como usuarios vayas a crear).
10.- Exporta (Archivo, Descargar, Valores separados por comas) la Hoja 1 que acabas de completar e impórtala desde la opción 3 de la ventana de "Actualizar usuarios en bloque" del paso 1.
Si has cometido algún error, descárgate el archivo LOG (desde el icono Tareas del reloj de arena de la esquina superior derecha de la consola, pincha en Ver detalles donde tengas la notificación del error) para saber dónde te has confundido (errores más frecuentes: algún campo obligatorio sin informar, algún carácter raro en la dirección de correo electrónico, algún error tipográfico en la ruta de la Unidad Organizativa...).
NOTA: Como cuento al final del vídeo, este procedimiento es válido para crear y ACTUALIZAR los usuarios de la consola, luego si el usuario ya existe (coteja por dirección de correo electrónico) y algún otro campo es distinto, lo reemplazará en su ficha (incluido la UO o la contraseña, ojo, a menos que dejéis **** y mantendrá la que tuviera).
Y ya estaría. 10 pasos y 21 minutos de vídeo que espero ahorren tiempo y queBraderos de caBeza a quienes tengáis que crear un montón de usuarios.
¡Gracias por haBer leído hasta aquí!
Fabuloso!!
Además de HdC+ para eliminar caracteres especiales, una función básica y simple (pero para muchos desconocida... porque he visto gente haciéndolo a mano):
Datos > Dividir texto en columnas
Si tienes Martínez García, Andrés puede separar eligiendo.como separador la coma, obteniendo una columna de apellidos y otra de nombres.
Para separar primer y segundo apellido puedes hacer lo mismo pero utilizando Espacio como separador
Correcto, la uso en el vídeo ;-)
La función integrada de dividir texto en columnas va muy bien (la detección automática 👍). Si lo preferís hacer mediante fórmulas, en lugar de manualmente, para que todo quede vinculado, HdC+ dispone de la función TROCEAR, que hace algo parecido aunque no exactamente igual cuando se aplica a todo un rango de celdas en lugar de a una sola celda y se arrastra hacia abajo.
Me anoto un par de ideas que me vienen leyéndoos para la próxima versión.
Muchas gracias BalBino, superclaro y muy útil, como siempre.
Gracias a ti por el feedBack 😊 @Manuel Alonso Benito
Muchísimas gracias @BalBino Fernández Revuelta Es una maravilla la rapidez y eficacia de respuesta que tenéis. Ya os contaré, empezaremos a crear las cuentas este lunes 14. Un abrazo
Maravilloso tutorial, el primero costará, a partir de ahí haremos todo más rápido. Gracias de nuevo!!!
Hola, sólo una pregunta... si quisiera poner de correos sólo la inicial y el apellido? No queremos que aparezcan nombre y apellidos en los correos. Muchísimas gracias!
Con la función Extraer puedes coger el número de letras que quieras de cada campo.
Si el nombre está en A2 y quieres la inicial, será EXTRAE(A2;1;1)
Si el apellido está en B2 y quieres extraer 4 letras, será EXTRAE(B2;4;1)
Así con los elementos que quieres incluir como código en el correo. Después, lo unes con la función CONCATENAR
El complemento HdC+ de @Pablo Felip te ayudará a eliminar caracteres especiales y sustituirlos por otros (tildes, ñ,...), así como cambiar a minúsculas.
Genial Marcos. Muchas gracias!!
Hola, queremos crear las cuentas de correo con una extensión del dominio. Cómo podríamos hacer desde el panel unidades organizativas.
Dentro de la organización tenemos dos dominios (apmendibil.eus y mendibilformacion.com) queremos con el último.
Gracias.
Crear unidades organizativas desde:
Una vez validado el dominio, basta con cambiar en la hoja de cálculo (antes de exportar el CSV) o ficha del usuario el dominio para poder añadir usuarios con esa "extensión".
Hola, en qué campo se pone la extensión del dominio? En el emailadress?
Gracias
Yes, escribes la dirección completa con el dominio que quieras (siempre y cuando se trate de un dominio primario o secundario ya validado).
Muchas gracias por el vídeo, muy ilustrativo y sobretodo muy útil lo de dividir el texto en columnas...me será súper efectivo cuando tenga que dar de alta alumnos nuevos a principio de curso
Respecto a lo de actualizar, si solo cambiamos el departamento (quizás yo lo utilizaría para saber que cambian de nivel y línea el proximo curso...¿se actualizaría solo eso?
Lo comento porque yo solo tengo la UO de alumnos y podria utilizar el campo de departamento para identificarlos por curso y linea
Hola, @MARIA RUIZ PALACIOS. Gracias por tu comentario. En efecto, si camBias cualquier valor de la hoja manteniendo la dirección del usuario, actualiza para ese usuario todo lo que haya camBiado (incluido, en tu ejemplo, el departamento). No oBstante, te recomiendo que no tengas a todos usuarios alumnos Bajo la misma UO "Alumnos" sino que crees una estructura de UO por deBajo de esa con las etapas / cursos /clases. No dejes de consultar la Guía del Ecosistema Digital educativo con Google que acaBa de publicarse. Un saludo.