En referencia a una pregunta anterior que hice para hablar sobre como crear una plataforma de comunicación docente en google sites, pregunté sobre como montar un sistema para informar a los docentes si una ausencia estaba justificada, hasta ahora se había hecho mediante whatsapp, a partir de los consejos de @Raul Martinez , @Pedro Márquez Gallardo  y @Javier Simón, he montado un formulario donde he incorporado TSformbot que envía mensaje en google chat al equipo docente.

Por otro lado quería que se pudiera visualizar desde el sites aquellas ausencias justificadas, pero solo las que tuvieran la fecha actual o posterior, y no las que ya habían pasado, sino habrían salido las de todo el curso.

He creído pertinente documentar como lo he hecho por si a alguien más le puede servir, allá va:

 

Creación del formulario

He creado un formulario por secciones donde se puede escoger el curso dónde quieres justificar la ausencia, luego te lleva a una sección donde se escoge el alumno, se indica la fecha hasta cuando está justificada la ausencia y el motivo, el cual no es obligatorio ponerlo.

 

Hoja de visualización de los resultados

Al ser un formulario por secciones, los resultados de cada sección van a una columna distinta y no es práctico usarlo directamente para visualizar los resultados en el sites.

 

Es por eso que he creado otra hoja de cálculo que filtra los resultados del curso de tal manera que solo filtra aquellos datos con fecha actual o posterior.

En este sheets he usado las funciones:

=TODAY()  : Nos escribe la fecha actual

=FILTER (rango, condicion1, [condition2, ...]): Nos permite filtrar datos a partir de las condiciones especificadas.

=IMPORTRANGE (ID_de_la_hoja, rango): Nos permite importar datos de otras hojas de cálculo.

=IFERROR() : Para evitar que salga un error si la celda no contiene valores y que salga la celda en blanco o con lo que tú decidas.

 

Para cada dato que quería importar he filtrado la columna que me interesaba de “la hoja de resultados del formulario” con una primera condición: "el curso",  en este caso “1r ESO A” y una segunda condición: que la fecha de hasta cuándo se justifica fuera igual o mayor a la fecha actual situada en la celda E3 con la función TODAY ( ).

 

=iferror(filter(importrange("IDhoja";"Respostes al formulari 1!f1:f");importrange("IDhoja";"Respostes al formulari 1!c1:c")="1r ESO A";importrange("IDhoja";"Respostes al formulari 1!e1:e")>=$E$3))

 

Para hacerlo he usado la función FILTER(), y tres veces la función IMPORTRANGE( ) con la ID de la “hoja de resultados del formulario”, la primera para el rango de valores que quiero importar, la segunda para la primera condición que filtra los resultados que tienen el curso especificado y la tercera para la segunda condición que filtra los resultados posteriores o iguales a la fecha actual. 

Aunque en el gif anterior no sale,  he añadido IFERROR ( ) delante de FILTER (), de esta manera si no encuentra ningún resultado saldrá la celda en blanco y no con un error.

 

NOTA:  Se hubieran podido filtrar de golpe varios datos e importando de golpe varias columnas no teniendo que repetir la función para cada columna, es decir en la primera columna en el rango que importa en vez de poner d1:d poner d1:f, el motivo por el cual lo he hecho así és que quería cambiar el orden de los datos y que saliera la fecha de cuando se realizó el formulario. 

 

Luego he copiado la hoja para cada curso y he cambiado los valores a importar y las condiciones de “curso” para que filtre los valores correspondientes. 

 

Finalmente lo he añadido en el sites de docencia junto al formulario.

En este primer gif vemos cómo al añadir un dato en el formulario con fecha posterior a la actual (7/7/21 cuando lo hice) me aparece, en cambio...

en este  gif al poner una fecha anterior a la fecha actual ya no aparece.

 

Configurando TSFormBot

La documentación de TSFormBot está genial, solo he tenido que ir siguiendo los pasos descritos por su creadora Laura Taylor @techstreams, realmente no tiene perdida, lo tiene super bien descrito, os dejo la documentación en el siguiente link.  Documentación TSFormBot 

Dar las gracias otra vez a @Javier Simón  por que sin él no habría encontrado este bot! 

Lo que sí que he revisado el codigo del TSFormBot y he cambiado algunos parámetros, básicamente para adaptarlo a la lengua, cambiar el formato del mensaje que se envía en el chat y cambiar los links de los botones que salen en el mensaje. 

Y aquí el resultado final:

 

Gracias por haber llegado hasta aquí ;) Saludos!